Préparer un modèle de formulaire

Cette page explique, pas à pas, comment transformer un formulaire Word en « modèle » SeniorLog. Une fois le modèle déposé, SeniorLog remplit automatiquement les résidences, la catégorie et la date pour chaque personne, et joint le résultat en PDF à vos emails et courriers.

Bon à savoir : votre contact SeniorLog peut préparer vos modèles pour vous — envoyez-lui simplement votre formulaire. Cette page est là si vous souhaitez le faire vous-même, à votre rythme. Comptez une dizaine de minutes la première fois.

L'idée en une phrase

Dans votre formulaire Word, on remplace les parties qui changent selon la personne (les résidences, la catégorie de logement) par des étiquettes. Quand SeniorLog génère le document, il remplace chaque étiquette par la vraie valeur de la personne. Le reste du document n'est jamais modifié.

Étape 1 — Ouvrez votre formulaire dans Word

Partez de votre formulaire habituel, celui que vous envoyez aujourd'hui. Faites-en une copie pour travailler tranquillement (clic droit sur le fichier → Copier → Coller).

Étape 2 — Repérez ce qui change selon la personne

Relisez le document et posez-vous la question : « qu'est-ce que je modifie à la main avant chaque envoi ? ». En général :

• la ou les résidences concernées ;
• la catégorie de logement (LADA, LP, logement adapté…).

Étape 3 — Remplacez par les étiquettes

Là où vous écriviez le nom des résidences, tapez exactement :

{{RESIDENCES}}

Là où vous écriviez la catégorie, tapez exactement :

{{CATEGORY_LABEL}}

Trois règles d'écriture, toujours les mêmes :

1. Deux accolades de chaque côté : {{ et }} — pas une seule.
2. Le nom en majuscules, sans le traduire et sans le modifier.
3. Aucun espace à l'intérieur : {{RESIDENCES}} fonctionne, {{ RESIDENCES }} ne fonctionne pas.

Conseil : tapez l'étiquette d'un seul tenant, sans revenir corriger des lettres au milieu — Word découpe parfois le texte en morceaux invisibles, ce qui peut empêcher la reconnaissance de l'étiquette. En cas de doute, effacez toute l'étiquette et retapez-la d'une traite.

Exemple concret :

Avant : Résidence(s) souhaitée(s) : Résidence du Lac (Morges)

Après : Résidence(s) souhaitée(s) : {{RESIDENCES}}

Étape 4 — Les étiquettes disponibles

Les deux premières sont obligatoires : sans elles, SeniorLog refuse le fichier (c'est une sécurité, pas une panne).

Étape 5 — Enregistrez au format Word

Enregistrez le fichier au format .docx (le format normal de Word). Donnez-lui un nom clair, par exemple Formulaire logement adapté.docx.

Étape 6 — Déposez le fichier dans SeniorLog

Ouvrez Paramètres → Documents & modèles, section « Ajouter un modèle ou fichier », puis remplissez :

• Type : Modèle Word.

• Usage : Documentation prospect (le cas le plus courant).

• Catégorie : le code de la catégorie de résidence que ce formulaire sert. Recopiez-le exactement depuis ce tableau (tout en minuscules, avec le tiret bas _ quand il y en a un) :

  Vous voulez dire…	Tapez exactement
  LADA	lada
  LP (logement protégé)	lp
  Logement adapté	logement_adapte
  Logement adapté avec accompagnement	logement_adapte_accompagnement
  Appartement avec encadrement	appartement_encadrement
  Logement senior (formulaire passe-partout)	senior
  Logement libre	libre

  C'est ce code qui permet à SeniorLog de choisir automatiquement le bon formulaire selon la résidence de la personne. Laissez le champ vide pour un formulaire valable pour toutes les catégories.

• Nom affiché : le nom que vous verrez dans les listes, par exemple « Formulaire logement adapté ».

• Fichier : votre .docx de l'étape 5.

Cliquez sur Ajouter à la bibliothèque.

Étape 7 — Vérifiez le badge « Valide »

Dans la bibliothèque, votre fichier apparaît avec un statut :

• Valide : tout est bon, passez à l'étape suivante.
• Invalide : le message vous dit exactement ce qui manque (par exemple « Variable obligatoire manquante : {{RESIDENCES}} »). Rouvrez votre Word, corrigez l'étiquette concernée (étape 3), enregistrez et déposez à nouveau.

Étape 8 — Définissez-le « par défaut »

Cliquez sur l'étoile de la ligne. Le modèle par défaut d'une catégorie est celui que SeniorLog choisit automatiquement quand on joint un formulaire en PDF à un email ou à un courrier pour une personne de cette catégorie. S'il n'existe pas de modèle pour la catégorie exacte de la personne, SeniorLog utilise le modèle par défaut « Toutes catégories », s'il y en a un.

Étape 9 — Testez

Dans la section « Tester une génération de formulaire » en bas de la page : choisissez votre modèle, cochez une ou deux résidences, puis cliquez Générer un test (PDF). Ouvrez le fichier téléchargé et vérifiez que les résidences et la catégorie apparaissent au bon endroit. Ce test ne touche aucun dossier et n'envoie rien à personne.

Modifier un modèle déjà en place (le cas le plus simple)

Pour changer un texte, une date limite ou une formulation dans un formulaire qui existe déjà dans SeniorLog, ne repartez pas de zéro :

1. Dans la bibliothèque, cliquez sur l'icône de téléchargement de la ligne concernée : vous récupérez le fichier Word actuel, avec les étiquettes déjà en place.
2. Ouvrez-le dans Word et modifiez ce que vous voulez — sans toucher aux étiquettes {{...}}.
3. Enregistrez, puis déposez-le comme à l'étape 6 (mêmes Type, Usage et Catégorie que l'original) et cliquez sur l'étoile de la nouvelle ligne pour en faire le modèle utilisé.
4. L'ancienne version reste dans la bibliothèque : en cas de souci, il suffit de lui redonner l'étoile. Vous pouvez archiver l'ancienne une fois la nouvelle testée (étape 9).

Comme les étiquettes sont déjà écrites, il n'y a rien à taper de technique : c'est le chemin recommandé pour toutes les retouches.

Problèmes courants

Le fichier est refusé (« Invalide »). Une étiquette obligatoire est absente ou mal écrite. Vérifiez les trois règles de l'étape 3, effacez l'étiquette et retapez-la d'une traite.

L'étiquette apparaît telle quelle dans le document généré. Elle est probablement écrite avec une seule accolade ({RESIDENCES}) ou avec une faute — SeniorLog ne l'a pas reconnue.

Le mauvais formulaire part avec l'email. Vérifiez la catégorie du modèle (étape 6) et l'étoile par défaut (étape 8) : SeniorLog choisit le modèle par défaut de la catégorie de la personne.

Je suis bloqué·e. Envoyez simplement votre fichier à votre contact SeniorLog, qui le préparera et le déposera pour vous.